Algemene Voorwaarden | General Terms
1. Algemeen
1.1 Ortelius Business Law is de naam van het samenwerkingsverband tussen de maatschap Regel en OBL Kelder B.V. Deze juridische entiteiten drijven ieder afzonderlijk een advocatenpraktijk voor eigen rekening en risico. De maatschap Regel bestaat uit de besloten vennootschappen Hazlehead B.V. (mr. O.J. Brommer), Digesta B.V. (mr. M.H. den Otter) en Orphee B.V (mr. J.G.D. Fleers). Binnen de maatschap Regel wordt de advocatenpraktijk voor gezamenlijke rekening en risico gevoerd door de hiervoor genoemde advocaten. Binnen OBL Kelder B.V. voert mr. M.G. Kelder zijn advocatenpraktijk voor eigen rekening en risico. Gezamenlijk treedt dit samenwerkingsverband naar buiten onder de naam Ortelius Business Law.
1.2 Als opdrachtnemer (“Opdrachtnemer”) heeft te gelden:
i) de in de opdrachtbevestiging vermelde partij, zijnde de maatschap Regel of OBL Kelder BV; of indien dit niet expliciet is vermeld of er een opdrachtbevestiging ontbreekt;
ii) in het geval van mrs. O.J. Brommer, M.H. Den Otter en/of J.G.D. Fleers, de maatschap Regel, in geval van mr. M.G. Kelder, OBL Kelder B.V.
1.3 In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
U: de partij (cliënt) die de opdracht aan ons geeft;
Opdrachtnemer: heeft de betekenis die daaraan in artikel 1.2 is toegekend;
Wij/ons: de Opdrachtnemer;
Verbonden Personen: de maten van de maatschap Regel, hun in- en directe aandeelhouders en hun bestuurders, alsmede de aandeelhouder in en de bestuurder van OBL Kelder B.V.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere opdracht aan en andere dienstverlening door ons.
2.2 Aan ons Verbonden Personen (en hun rechtsopvolgers) kunnen zich op deze algemene voorwaarden beroepen.
2.3 U aanvaardt dat wij bij de uitvoering van de opdracht gehouden zijn aan de op ons van toepassing zijnde gedrags- en beroepsregels en verklaart de daaruit voor ons voortvloeiende verplichtingen te allen tijde te zullen respecteren.
3. Totstandkoming van een Opdracht
3.1 De overeenkomst van opdracht tussen u en ons wordt gevormd door de opdrachtbevestiging van ons en deze algemene voorwaarden en komt eerst door aanvaarding daarvan tot stand.
3.2 Wij behouden ons het recht voor geen diensten te verlenen, bijvoorbeeld op basis van een conflict check en cliënt- en zaakacceptatieprocedures.
3.3 Alle overeenkomsten van opdracht komen tot stand tussen u en ons en niet tussen u en enige aan ons Verbonden Persoon. Dit geldt ook indien de opdracht door een bepaald persoon verbonden aan ons wordt uitgevoerd. De werking van artikelen 7:404 en 7:407 BW is uitgesloten.
3.4 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen is van een verbintenis tot een te realiseren resultaat nooit sprake.
3.5 U staat ervoor in dat u tijdig – ook ongevraagd – alle feiten en omstandigheden verstrekt, waarvan u weet of redelijkerwijs kan vermoeden, dat deze voor de uitvoering van de opdracht van belang (kunnen) zijn. U staat in voor de juistheid, volledigheid en authenticiteit van de door of namens u verstrekte informatie.
4. Declaraties en betaling
4.1 Voor onze dienstverlening bent u ons het honorarium, vermeerderd met verschotten en omzetbelasting verschuldigd. Het honorarium is gebaseerd op het overeengekomen uurtarief en de tijdsbesteding, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt.
4.2 Verrichte werkzaamheden worden, indien de uitvoering van de opdracht zich uitstrekt over een langere periode dan een maand, tussentijds aan u in rekening gebracht.
4.3 Wij zijn steeds gerechtigd de betaling van een voorschot van u te verlangen. Zolang u een voorschot niet heeft betaald, zijn wij gerechtigd onze dienstverlening op te schorten totdat volledige betaling daarvan is ontvangen.
4.4 Wij kunnen onze uurtarieven periodiek herzien.
4.5 Declaraties dienen door u, zonder aftrek, korting of schuldverrekening te worden betaald binnen 15 dagen na datum van de declaratie, tenzij nader schriftelijk anders overeengekomen. Na het verstrijken van die termijn bent u zonder aanmaning de dan in Nederland geldende wettelijke rente verschuldigd.
4.6 Indien u nalaat één of meer declaraties van ons tijdig en volledig te voldoen, dan zijn wij gerechtigd de verdere uitvoering van de opdracht op te schorten.
4.7 Indien u een declaratie niet, niet tijdig of niet volledig voldoet, komen alle redelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten ter verkrijging van betaling voor uw rekening. Handelt u in de uitoefening van een beroep of bedrijf, dan bedragen de buitengerechtelijke incassokosten 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 250. Handelt u als consument, dan gelden de wettelijke regels voor buitengerechtelijke incassokosten.
4.8 U kunt bezwaren tegen een declaratie tot dertig dagen na de declaratiedatum schriftelijk aan ons meedelen. Blijft een dergelijke mededeling achterwege, dan geldt de declaratie als aanvaard. Bezwaren tegen de hoogte van declaraties schorten uw betalingsverplichting niet op.
5. Aansprakelijkheid
5.1 Een fout of onzorgvuldigheid in onze dienstverlening kan uitsluitend leiden tot aansprakelijkheid van ons. De persoonlijke aansprakelijkheid van aan ons Verbonden Personen en bij ons werkzame advocaten en (juridisch) medewerkers wordt – behoudens opzet of grove schuld van die (rechts)persoon – bij wege van dit onherroepelijk derdenbeding uitdrukkelijk uitgesloten. Onze aansprakelijkheid voor schade, voortvloeiende uit of die verband houdt met de uitvoering van een opdracht, is steeds beperkt tot het bedrag waarop onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering in het desbetreffende geval aanspraak geeft, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico volgens de polis. Indien en voor zover om welke reden ook geen uitkering krachtens onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering mocht plaatsvinden, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot driemaal het in verband met de opdracht in rekening gebrachte en betaalde honorarium, met een maximum van € 20.000, tenzij er aan onze zijde sprake is van opzet of grove schuld.
5.2 Aansprakelijkheid van ons, aan ons Verbonden Personen en bij ons werkzame advocaten en (juridisch) medewerkers op grond van onrechtmatige daad is uitgesloten behoudens in het geval van opzet of grove schuld.
5.3 U vrijwaart ons en de aan ons Verbonden Personen voor alle aanspraken door derden waarvoor in artikel 5.1 onze aansprakelijkheid is beperkt. Deze vrijwaring omvat ook de daarmee verband houdende kosten.
5.4 Wij mogen voor uw rekening een derde, een partner van ons samenwerkingsverband niet zijnde de Opdrachtnemer daaronder begrepen, inschakelen op de door deze derde gestelde voorwaarden. Wij mogen deze voorwaarden, inclusief een eventuele aansprakelijkheidsbeperking, namens u aanvaarden.
5.5 Aansprakelijkheid is uitgesloten als wij verplicht zijn onze werkzaamheden op te schorten of te beëindigen op grond van dwingend recht.
5.6 Elke vordering tot schadevergoeding verjaart een jaar na de dag waarop u bekend bent geworden of bekend had behoren te zijn met het schade toebrengende feit en met onze aansprakelijkheid daarvoor. Bij meerdere schade toebrengende feiten gaat deze termijn in bij het eerste van die feiten De vordering verjaart in ieder geval vijf jaren na de datum van onze laatste declaratie.
6. Beëindiging van de opdracht
6.1 Zowel u als wij kunnen de opdracht zonder opgave van redenen eenzijdig beëindigen door middel van een schriftelijke opzegging. Als wij de opdracht beëindigen, zullen we een opzegtermijn hanteren.
6.2 In geval van beëindiging van onze opdracht bent u het honorarium verschuldigd voor de door ons tot aan het moment van beëindiging verrichte werkzaamheden, inclusief voor de werkzaamheden die nodig zijn om de zaak aan u of aan een derde over te dragen.
7. Rapportageverplichtingen, cliëntonderzoek en anti-witwasmaatregelen
7.1 Op grond van wettelijke voorschriften die op ons van toepassing zijn, zijn wij verplicht onderzoek te doen naar onze cliënten en personen die aan onze cliënten gelieerd zijn. Dit houdt onder meer in dat wij over bepaalde informatie en documenten moeten beschikken. U verbindt zich ertoe ons alle informatie en documenten te verstrekken die wij verzoeken teneinde te voldoen aan onze verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder verplichtingen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme), ons interne beleid en onze procedures.
7.2 Op grond van wettelijke voorschriften die op ons van toepassing zijn, kunnen wij verplicht zijn bepaalde informatie te verstrekken, meldingen te doen of aanwijzingen van bevoegde autoriteiten op te volgen. Dit betreft onder meer meldingen aan FIU-Nederland van ongebruikelijke transacties, meldings- of kennisgevingsplichten bij grensoverschrijdende fiscale constructies en, vanaf 1 juli 2026, FIU-verzoeken tot tijdelijke opschorting van transacties.
8. Data & Privacy
8.1 In het kader van onze opdracht zullen wij bepaalde persoonsgegevens verwerken, waaronder persoonsgegevens met betrekking tot u, uw vertegenwoordigers, werknemers, uiteindelijk belanghebbenden en contactpersonen, alsmede andere persoonsgegevens die u ons verstrekt. Voor meer informatie over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, verwijzen wij naar onze Privacyverklaring die beschikbaar is op onze website www.orteliusbusinesslaw.nl. Indien u persoonsgegevens van andere personen dan uzelf aan ons verstrekt, dient u een kopie van onze privacyverklaring aan deze personen te verstrekken.
8.2 Wij kunnen gebruik maken van digitale of andere diensten (“digitale diensten”), al dan niet aangeboden door derden, bijvoorbeeld telecommunicatiediensten, softwareprogramma’s, toepassingen om gegevens digitaal of in een cloud of anderszins te verzenden, te delen of op te slaan, internet, e-discovery, geautomatiseerde due diligence of andere toepassingen waarmee gegevens kunnen worden verwerkt, doorzocht, geanalyseerd, vertaald (onder meer met behulp van kunstmatige intelligentie). Bij het gebruik daarvan nemen wij onze beroepsgeheimhouding, de AVG en de toepasselijke beroepsregels in acht. AI-output wordt niet zonder menselijke controle gebruikt voor juridisch advies.
8.3 Als gevolg van het gebruik van deze digitale diensten kunnen gegevens worden verwerkt op servers of een cloud die door derden worden gecontroleerd. Wij zijn niet aansprakelijk voor enig handelen en/of nalaten van deze derden (met inbegrip van hun insolventie of verzuim) en voor schade of verlies als gevolg van het gebruik, de niet-beschikbaarheid, het verlies of het beperkte gebruik van dergelijke digitale diensten. Wij sluiten voorts elke aansprakelijkheid uit die direct of indirect voortvloeit uit (a) een beperking of verlies van de mogelijkheid om computers, het netwerk of de gegevens te gebruiken, te bedienen of te benaderen of (b) een datalek, al dan niet als gevolg van cyberaanval. Al het voorgaande indien en voor zover toegestaan onder toepasselijke wet- en regelgeving.
8.4 Wij bewaren elektronische en papieren dossiers minimaal 7 jaar na de laatste inhoudelijke communicatie met u in het desbetreffende dossier. Na deze periode kunnen wij deze dossiers vernietigen.
8.5 U stemt ermee in dat wij (vertrouwelijke) informatie delen met Verbonden Personen en derden voor de in artikel 5.4 genoemde doeleinden.
9. Kantoorklachtenregeling
9.1 Op onze dienstverlening is de kantoorklachtenregeling van toepassing. Voor het geval u ontevreden bent over onze dienstverlening en een klacht wilt indienen, wijzen wij u graag naar de pagina klachtenregeling.
9.2 Indien u klachten heeft over onze dienstverlening dan dient u die klachten eerst conform de kantoorklachtenregeling aan ons kantoor kenbaar maken. Indien daarop naar uw mening op onvoldoende wijze wordt gereageerd door ons dan hebt u de mogelijkheid zich te wenden tot de bevoegde rechter van de rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda.
10. Geschillen, toepasselijk recht en bevoegde rechter
10.1 Op onze dienstverlening zijn de beroepsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten van toepassing.
10.2 Alle rechtsbetrekkingen tussen u en ons worden beheerst door Nederlands recht. Dit betreft zowel
10.3 rechtsbetrekkingen van contractuele als niet-contractuele aard.
10.4 De rechtbank Zeeland – West-Brabant, locatie Breda, is in eerste aanleg exclusief bevoegd om kennis te nemen van eventuele geschillen tussen u en ons die verband houden met enige overeenkomst en/of dienstverlening waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, inclusief niet-contractuele verplichtingen die daarmee verband houden alsmede geschillen over het bestaan en de geldigheid van zulke overeenkomsten. Voor consumenten geldt deze forumkeuze slechts indien wij hen, nadat wij ons schriftelijk op dit beding hebben beroepen, ten minste één maand de gelegenheid geven te kiezen voor de volgens de wet bevoegde rechter.
10.5 Indien deze Algemene Voorwaarden in een andere taal worden verstrekt, is de Nederlandse tekst bindend in geval van geschil over de inhoud of strekking.
Augustus 2026
1. General
1.1 Ortelius Business Law is the name of the partnership arrangement (samenwerkingsverband) between the professional partnership (maatschap) Regel and OBL Kelder B.V. Each of these legal entities separately conducts a law practice for its own account and at its own risk. The professional partnership Regel consists of the private limited liability companies (besloten vennootschappen) Hazlehead B.V. (O.J. Brommer), Digesta B.V. (M.H. den Otter), and Orphee B.V. (J.G.D. Fleers). Within the professional partnership Regel, the attorneys (advocaten) named above conduct their law practice for joint account and at joint risk. Within OBL Kelder B.V., M.G. Kelder conducts his law practice for his own account and at his own risk. Together, these entities operate under the name Ortelius Business Law.
1.2 The contractor (“Contractor”) (opdrachtnemer) is:
i) the party named in the engagement letter (opdrachtbevestiging), being either the professional partnership Regel or OBL Kelder B.V.; or, if the engagement letter does not expressly name a party or there is no engagement letter:
ii) in the case of O.J. Brommer, M.H. den Otter, and/or J.G.D. Fleers, the professional partnership Regel; and in the case of M.G. Kelder, OBL Kelder B.V.
1.3 In these general terms and conditions, the following terms have the following meanings:
You: the party (client) that gives us the engagement (opdracht);
Contractor: has the meaning assigned to it in Article 1.2;
We/us: the Contractor;
Affiliated Persons: the partners (maten) of the professional partnership Regel, their direct and indirect shareholders, and their directors, as well as the shareholder and the director of OBL Kelder B.V.
2. Applicability
2.1. These general terms and conditions apply to every engagement given to us and to all other services we provide.
2.2. Affiliated Persons (and their legal successors (rechtsopvolgers)) may rely on these general terms and conditions.
2.3. You acknowledge that, in performing the engagement, we are bound by the rules of professional conduct and practice (gedrags- en beroepsregels) that apply to us, and you agree to respect at all times the obligations those rules impose on us.
3. Formation of an Engagement
3.1. The contract for services (overeenkomst van opdracht) between you and us consists of our engagement letter and these general terms and conditions, and is formed only upon your acceptance of both.
3.2. We reserve the right to decline to provide services, for example on the basis of a conflict check or our client and matter acceptance procedures.
3.3. All contracts for services are formed between you and us, and not between you and any Affiliated Person. This also applies if the engagement is performed by a specific person affiliated with us. The application of Articles 7:404 and 7:407 of the Dutch Civil Code (Burgerlijk Wetboek) is excluded.
3.4. Unless otherwise agreed in writing, we never undertake an obligation to achieve a specific result (resultaatsverbintenis).
3.5. You warrant (instaan voor) that you will provide, in a timely manner and without being asked, all facts and circumstances that you know, or could reasonably suspect, are or may be relevant to the performance of the engagement. You warrant the accuracy, completeness, and authenticity of all information provided by you or on your behalf.
4. Invoices and payment
4.1. For our services, you owe us our fee (honorarium), plus disbursements (verschotten) and VAT (omzetbelasting). The fee is based on the agreed hourly rate and the time spent, unless other arrangements have been expressly agreed in writing.
4.2. If the performance of the engagement extends over a period of more than one month, we will invoice you for work performed on an interim basis.
4.3. We are entitled at all times to require you to pay an advance (voorschot). Until you have paid a requested advance in full, we may suspend (opschorten) our services.
4.4. We may revise our hourly rates periodically.
4.5. You must pay our invoices (declaraties), without any deduction, discount, or set off (verrekening), within 15 days of the invoice date, unless otherwise agreed in writing. After that period expires, you will owe the statutory interest (wettelijke rente) then applicable in the Netherlands, without any demand for payment (aanmaning) being required.
4.6. If you fail to pay one or more of our invoices in full and on time, we may suspend further performance of the engagement.
4.7. If you do not pay an invoice, or do not pay it on time or in full, you will bear all reasonable judicial and extra-judicial costs we incur to obtain payment. If you are acting in the course of a profession or business, the extrajudicial collection costs (buitengerechtelijke incassokosten) are 15% of the outstanding amount, subject to a minimum of EUR 250. If you are acting as a consumer, the statutory rules on extrajudicial collection costs apply.
4.8. You may notify us in writing of any objections to an invoice within thirty days of the invoice date. If we receive no such notification, the invoice is deemed accepted. Objections to the amount of an invoice do not suspend your obligation to pay.
5. Liability
5.1. An error or lack of due care in our services can give rise to liability on our part only. The personal liability of Affiliated Persons and of attorneys and (legal) staff working for us is expressly excluded by way of this irrevocable third-party stipulation (onherroepelijk derdenbeding), except in the case of intent or gross negligence (opzet of grove schuld) on the part of that person or legal entity. Our liability for damage arising from or relating to the performance of an engagement is at all times limited to the amount paid out under our professional liability insurance (beroepsaansprakelijkheidsverzekering) in the relevant case, plus the amount of the deductible (eigen risico) under the policy. If and to the extent that, for whatever reason, no payment is made under our professional liability insurance, our liability is limited to three times the fee charged and paid in connection with the engagement, subject to a maximum of EUR 20,000, unless there is intent or gross negligence on our part.
5.2. Our liability, and that of Affiliated Persons and of attorneys and (legal) staff working for us, in tort (onrechtmatige daad) is excluded, except in the case of intent or gross negligence (opzet of grove schuld).
5.3. You indemnify (vrijwaren) us and the Affiliated Persons against all third-party claims for which our liability is limited under Article 5.1. This indemnity also covers the related costs.
5.4. We may, at your expense, engage a third party (including a partner in our partnership arrangement other than the Contractor) on the terms and conditions stipulated by that third party. We may accept those terms and conditions, including any limitation of liability, on your behalf.
5.5. Liability is excluded if we are required by mandatory law (dwingend recht) to suspend or terminate our work.
5.6. Any claim for damages (vordering tot schadevergoeding) against us becomes time-barred (verjaart) one year after the day on which you became aware, or reasonably should have become aware, of both the damage and our liability for it. If there are several events causing damage, this period begins upon the first of those events. In any event, the claim becomes time-barred five years after the date of our last invoice in the relevant engagement.
6. Termination of the engagement
6.1. Either you or we may unilaterally terminate (opzeggen) the engagement by written notice without stating reasons. If we terminate the engagement, we will observe a notice period.
6.2. If the engagement is terminated, you owe our fee for the work we performed up to the moment of termination, including the work required to transfer the matter to you or to a third party.
7. Reporting obligations, client due diligence, and anti-money laundering measures
7.1. Under statutory provisions that apply to us, we are required to conduct due diligence (cliëntonderzoek) on our clients and on persons affiliated with our clients. This means, among other things, that we must obtain certain information and documents. You undertake to provide us with all information and documents we re-quest in order to comply with our obligations under applicable laws and regulations (including the Dutch An-ti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft)), our internal policies, and our procedures.
7.2. Under statutory provisions that apply to us, we may be required to provide certain information, to file re-ports, or to follow instructions from competent authorities. This includes, among other things, reporting un-usual transactions to FIU-the Netherlands (FIU-Nederland), reporting or notification obligations regarding cross-border tax arrangements, and, as of July 1, 2026, FIU requests for the temporary suspension of trans-actions.
8. Data & Privacy
8.1. In performing our engagement, we will process certain personal data, including personal data relating to you, your representatives, employees, ultimate beneficial owners, and contact persons, as well as other personal data you provide to us. For more information on how we process personal data, please see our Privacy Statement, available on our website at www.orteliusbusinesslaw.nl. If you provide us with personal data of persons other than yourself, you must provide those persons with a copy of our Privacy Statement.
8.2. We may use digital or other services (“digital services”), whether or not offered by third parties, such as telecommunication services, software programs, applications for sending, sharing, or storing data digitally, in a cloud or otherwise, the internet, e-discovery, automated due diligence, or other applications that can process, search, analyse, or translate data (including with the aid of artificial intelligence). In using them, we observe our professional duty of confidentiality (beroepsgeheim), the GDPR (AVG), and the applicable professional rules. AI output is not used for legal advice without human review.
8.3. As a result of the use of these digital services, data may be processed on servers or in a cloud controlled by third parties. We are not liable for any act or omission of these third parties (including their insolvency or de-fault (verzuim)), or for any damage or loss resulting from the use, unavailability, loss, or limited use of such digital services. We further exclude all liability arising directly or indirectly from (a) any limitation or loss of the ability to use, operate, or access computers, the network, or the data, or (b) any data breach (datalek), whether or not resulting from a data breach or a cyberattack. All of the foregoing applies if and to the extent permitted under applicable laws and regulations.
8.4. We retain electronic and paper files for at least seven years after the last substantive communication with you in the relevant file. After this period, we may destroy these files.
8.5. You agree that we may share (confidential) information with Affiliated Persons and third parties for the pur-poses referred to in Article 5.4.
9. Office complaints procedure
9.1. Our services are subject to our office complaints procedure (kantoorklachtenregeling). If you are dissatisfied with our services and wish to file a complaint, please see the complaints procedure page.
9.2. If you have a complaint about our services, you must first submit it to our office in accordance with the office complaints procedure. If, in your opinion, we do not respond adequately, you may bring the matter before the competent court of the District Court of Zeeland-West-Brabant (rechtbank Zeeland-West-Brabant), sitting in Breda.
10. Disputes, governing law, and competent court
10.1. Our services are subject to the rules of professional conduct of the Netherlands Bar Association (Nederlandse Orde van Advocaten).
10.2. All legal relationships between you and us are governed by Dutch law. This applies to legal relationships of both a contractual and a non-contractual nature.
10.3. The District Court of Zeeland-West-Brabant (rechtbank Zeeland-West-Brabant), sitting in Breda, has exclusive jurisdiction in the first instance over any dispute between you and us relating to any agreement or services to which these general terms and conditions apply, including related non-contractual obligations and disputes concerning the existence and validity of such agreements. For consumers, this choice of forum (forumkeuze) applies only if, after we have invoked this clause in writing, we give them at least one month to opt for the court that has jurisdiction under the law.
10.4. If these General Terms and Conditions are provided in another language, the Dutch text is binding in the event of any dispute about their content or meaning.
August 2026